Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghịa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp cần có ít nhất một người đại diện theo pháp luật. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Có thể một hoặc nhiều người, và phải có ít nhất một người cư trú ở Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, khi xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải làm văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Và đương nhiên, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật, hoặc theo chỉ định của Tòa án thì đều phải làm thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp lên Phòng đăng ký kinh doanh.
Các bước để thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện như sau:
Bước 1. Công ty tiến hành họp và thông qua quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Cuộc họp diễn ra phải đầy đủ thành phần, số lượng biểu quyết theo quy định tại điều lệ, quy định của pháp luật. Kết quả được thông qua khi đủ số lượng biểu quyết theo quy định tại điều lệ hoặc theo quy định của pháp luật.
Cuộc họp phải được lập biên bản họp và có chữ ký người người lập biên bản và chủ tọa cuộc họp. Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, làm thay đổi chủ tọa cuộc họp ( thay đổi chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị) thì phải do chủ tịch hội đồng quản trị/ chủ tịch hội đồng thành viên mới chủ trì và ký.
Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Phụ lục II- 2, Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT).
- Quyết định của chủ sơ hữu đối với công ty TNHH một thành viên, Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi Điều lệ hoặc Quyết định của Hội đồng quản trị trong trường hợp không làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoài họ, tên, địa chỉ và chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
- Bản sao có chứng thực của một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi.
- Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục đăng ký kinh doanh và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đó trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty tự mình làm thủ tục.
Lưu ý:
- Quyết định, và biên bản phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty. Ví dụ: Trong điều lệ, Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định tài Điều 4, thì phải ghi rõ “Sửa đổi Điều 4 Điều lệ công ty về Người đại diện theo pháp luật như sau”
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật phải do người đại diện mới ký.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Bước 3. Nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh
Sau khi chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ như trên, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp nộp hồ sơ vào Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Phú yên.
Có thể nộp hồ sơ bằng 2 cách:
- Nộp trực tiếp: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp đến trực tiếp tại bộ phận một cửa Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Phú Yên nộp hồ sơ và nhận giấy biên nhận.
- Nộp qua mạng điện tử: Việc nộp hồ sơ qua mạng điện tử có thể nộp bằng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
Người nộp hồ sơ phải nhập đầy đủ thông tin trên hệ thống Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và tải các bản Scan các giấy tờ trong hồ sơ lên hệ thống.
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các thao tác trên thì bấm nộp hồ sơ vào Phòng đăng ký kinh doanh. Quý vị sẽ nhận được Giấy biên nhận qua email đã đăng ký khi lập tài khoản đăng ký kinh doanh.
Bước 4. Nhận kết quả
Trường hợp nộp trực tiếp
Trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ hoặc theo ngày hẹn trên giấy biên nhận, người nộp hồ sơ đến bộ phận một cửa để nộp lệ phí và nhận kết quả xử lý.
- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra Thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Trong vòng 60 ngày, phải nộp sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu. Thời gian giải quyết là 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung.
- Trường hợp hồ sơ được chấp thuận thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp mới lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp nộp qua mạng điện tử
Trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo kết quả xử lý qua email đã đăng ký.
- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra Thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Trong vòng 60 ngày, phải nộp sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu. Thời gian giải quyết là 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung.
- Trường hợp, hồ sơ hợp lệ, quý vị sẽ nhận được Thông báo Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử đã hợp lệ. Trong vòng 30 ngày, người nộp hồ sơ phải mang bản giấy, kèm theo giấy biên nhận, Thông báo Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử đã hợp lệ đến bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh để nộp lệ phí và nhận Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Mọi vấn đề quý vị còn thắc mắc hoặc có nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
