Hóa đơn bán hàng là thành phần không thể thiếu trong quá trình mua bán hàng hóa thể hiện tồn tại sự trao đổi mua bán giữa các bên. Có rất nhiều đơn vị kinh doanh hiện nay sử dụng các hóa đơn bán hàng màu đỏ, nhưng vì có chung màu với hóa đơn đỏ mà nhiều người đã bị nhầm lẫn và không hiểu đúng về hóa đơn đỏ thực sự. Vì vậy, cần phải hiểu cụ thể về các loại hóa đơn để có thể phân biệt chính xác. Trong đó, điều quan trọng nhất là có thể phân biệt được hóa đơn đỏ là gì, hóa đơn bán hàng là gì và sự khác nhau giữa chúng.
- Khái niệm
Mỗi loại hóa đơn đều có những định nghĩa cụ thể, mang đặc điểm riêng rất rõ ràng. Với hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng cũng vậy, nếu như chúng ta không thể hiểu rõ khái niệm và tính chất, đặc điểm của mỗi loại thì rất dễ dẫn đến việc nhầm lẫn.
Hóa đơn giá trị gia tăng ( VAT) do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế hoặc do bên cung ứng sản sản phẩm, dịch vụ xuất.
Hóa đơn giá trị gia tăng hay còn được gọi là Hóa đơn đỏ, tiếng Anh được gọi là VAT Invoice, nó thể hiện giá trị của hàng hóa, dịch vụ cung ứng cho bên mua; thể hiện đầy đủ thông tin của cả bên bán – bên mua như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ…. và thể hiện cả giá trị hàng hóa, dịch vụ cung ứng bao gồm cả tiền thuế GTGT được khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghị nhận nghiệp vụ bán hàng hóa dịch vụ. Thể hiện hàng hóa được bán ra hoặc cung cấp và doanh thu nhận được.
Hóa đơn bán hàng đươc dùng cho các tổ chức, cá nhân khai tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa dịch vụ trong khu vực nội địa, xuất vào khu phi thuế quan, và các trường hợp được coi như xuất khẩu
- Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng thông thường
Người mua hàng luôn luôn đòi hỏi đơn vị bán hàng phải xuất hóa đơn vì nó sẽ là phương tiện giúp người mua hàng thanh toán tại đơn vị của họ. Đồng thời, hóa đơn đỏ cũng mang đến ý nghĩa cho doanh nghiệp bán hàng vì nó là sự ghi nhận vào hệ thống doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Trong mối quan hệ xuất và nhận hóa đơn đỏ, đầu ra của bên A sẽ chính là đầu vào của bên B.
Cả hai loại hóa đơn đều thể hiện các nội dung như:
- Thông tin bên bán hàng hóa( tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số doanh nghiệp….)
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ( Tên hàng hóa, dịch vụ cung ứng, số lượng, giá thành……….)
- Các khoản chi phí bên mua phải thanh toán
Song có sự khác biệt đặc trưng được thể hiện trên hóa đơn đỏ bao gồm 3 yếu tố:
- Giá trị của các hàng hóa chưa tính thuế giá trị gia tăng
- Tiền thuế giá trị gia tăng
- Thuế suất được khấu trừ
Nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn đỏ để tiến hành hạch toán sổ sách, theo dõi giá trị hàng hóa, công nợ và tiền thuế giá trị gia tăng sẽ được khấu trừ hay là cần phải đóng cho ngân sách nhà nước.
Như chúng ta đã nói, việc phân biệt các loại hóa đơn không khó nhưng nếu như thiếu hiểu biết thì bạn rất dễ bị nhầm lẫn các loại hóa đơn. Việc nhầm lẫn đó sẽ mang tới cho bản thân bạn, cho doanh nghiệp của bạn nhiều rủi ro không mong muốn. Do vậy, hãy phân biệt thật cẩn thận đâu mới đích xác là hóa đơn đỏ hay hóa đơn bán hàng và các hóa đơn có hợp lệ hay không.
- Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ
Người dùng sẽ không phân biệt theo phương diện hóa đơn đỏ có mấy loại mà xác định trên liên của hóa đơn đỏ. Theo đó, khi người bán thực hiện xuất hóa đơn sẽ có 3 liên khác nhau để giao cho người mua là màu đỏ hoặc hồng vì vậy hóa đơn GTGT được gọi là hóa đơn đỏ.
Thông thường hóa đơn đỏ được lập thành 3 liên (liên trắng, liên đỏ, liên xanh). Vì vậy khi xuất hóa đơn đỏ, kế toán cần có những lưu ý nhất định dưới đây.
- Phải kẹp 3 liên và viết cùng 1 lúc, không được tách từng liên để viết riêng và nội dung phải đồng nhất
- Cần ghi đầy đủ và chính xác những nội dung về thông tin người mua
- Trên hóa đơn, không được tẩy xóa các nội dung và phải ghi hóa đơn cùng 1 loại mực
- Thể hiện nội dung trên hóa đơn phải được viết liên tục, không viết đè, không ngắt quãng hay gạch chéo những phần còn trống.
- Số hóa đơn phải được lập liên tục, từ nhỏ đến lớn
- Ngày tháng năm ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch mua bán hoặc sau khi hoàn thành dịch vụ cung cấp cho người mua.
- Hình thức thanh toán: tiền mặt/ chuyển khoản.
Mọi vấn đề còn thắc mắc, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.
