Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn được coi là hợp lệ khi và chỉ khi có đầy đủ thông tin giao dịch và được xác nhận bởi chữ ký số của người bán. Vậy cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng Tư vấn Blue tìm hiểu qua bài viết sau đây.
1. Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử
Cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử cũng tương tự như kê khai hải quan hay khai thuế điện tử. Mỗi doanh nghiệp đều cần phải đảm bảo các điều kiện sau đây để thực hiện thao tác này:
- Sở hữu chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.
- Máy tính sử dụng để lập, phát hành hóa đơn điện tử phải cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
- Doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử
Khi doanh nghiệp đã đảm bảo 3 yếu tố trên thì có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau:
- Bước 1: Người lập hóa đơn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn theo đúng quy định như mã số thuế, địa chỉ người mua/ người bán, mã hàng, số lượng, mức áp dụng thuế, …
- Bước 2: Doanh nghiệp kiểm tra chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số.
- Bước 3: Phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.
Ngay sau khi doanh nghiệp điền thông tin tài khoản của mình thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên token lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn. Như vậy, doanh nghiệp đã hoàn thành bước xuất hóa đơn hợp lệ theo đúng quy định.
2. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử
- Những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán
Căn cứ dự thảo thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính hoàn thiện lấy ý kiến vừa qua, có quy định những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán nhằm đảm bảo đơn giản hóa các nội dung trên hóa đơn điện tử.
Cụ thể:
– Các trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử khôn bắt buộc phải có một số chỉ tiêu, trong đó có chữ ký điện tử của người bán và người mua.
– Các loại tem, vé, thẻ điện tử cũng không cần thiết phải có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.
Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua
- Trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định thì hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của bên mua có giá trị pháp lý khi nếu thuộc 1 trong các trường hợp:
– Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua
– Người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… để chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên thì trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn cần có chữ ký điện tử mà người mua hàng không có thì có thể tải SignOffline (Chữ ký số, chữ ký điện tử Offline) về máy và và cắm token chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục, file cần ký. Sau đó đưa file vào danh sách file chưa ký và nhấn nút ký file.
Theo đó, nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử thuộc hai trường hợp nêu trên thì vẫn hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, trong trường hợp phát sinh sai sót khi lập hóa đơn điện tử cần biên bản điều chỉnh hóa đơn, tiêu hủy hóa đơn thì nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.
3. Rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi dùng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử
Mặc dù, các thao tác ký chữ ký số tương đối đơn giản và dễ thực hiện nhưng trên thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể gặp một số rủi ro như sau:
- Token hết hạn: Trường hợp này thường xảy ra khi token chứa chữ ký số đã hết thời gian có hiệu lực. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp chữ ký để gia hạn thêm, tránh gây gián đoạn quá trình lập, phát hành hóa đơn.
- Rủi ro token bị hỏng, kém chất lượng, không hoạt động: Đây là rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp chữ ký điện tử không uy tín dẫn đến chất lượng của token không được đảm bảo trong quá trình sử dụng.
- Rủi ro token không kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử: Rủi ro này do lỗi hệ thống hoặc máy tính thực hiện kê khai chưa cài đặt phần mềm ký số.
Mọi vấn đề còn thắc mắc về chữ ký số hay hóa đơn điện tử, quý vị vui lòng liên hệ với Tư vấn Blue để được tư vấn và hỗ trợ.
